1С в облаке: какие форматы работы доступны бизнесу

Фраза «1С в облаке» используется для разных по устройству услуг. В одном случае компания получает доступ к приложению 1С через браузер или тонкий клиент. В другом — арендует готовое рабочее место с заранее определенным набором программ. В третьем — получает отдельный сервер, на котором размещаются базы 1С, СУБД, офисные приложения, файлы и интеграционные сервисы.

Для пользователя все варианты могут выглядеть похоже: сотрудник подключается через интернет и работает с привычной информационной базой. Но возможности настройки, порядок сопровождения, распределение ответственности и модель масштабирования у этих решений различаются.

Поэтому выбор стоит начинать не с поиска самого дешевого тарифа, а с описания рабочих процессов. Важно понимать, какие конфигурации 1С используются, нужны ли доработки и интеграции, сколько сотрудников работает одновременно, требуется ли отдельный удаленный рабочий стол и кто будет отвечать за обновления, резервное копирование и восстановление.

В статье разберем основные форматы удаленной работы с 1С и вопросы, которые стоит задать поставщику услуги до переноса рабочей базы.

Что означает работа с 1С в облаке

В широком смысле работа с 1С в облаке означает, что информационная база и серверные компоненты находятся не на компьютере пользователя, а в удаленной инфраструктуре. Сотрудник подключается к приложению или рабочему столу через интернет.

Такая схема позволяет не хранить единственную рабочую базу на офисном компьютере, организовать доступ сотрудников из разных мест и централизовать обслуживание системы. При этом само слово «облако» еще не объясняет, что именно получает клиент.

Под одним названием могут предлагаться:

• официальный облачный сервис с централизованным обслуживанием приложений;
• доступ к программе 1С как к готовой услуге;
• отдельный виртуальный сервер с лицензиями 1С;
• виртуальный сервер без лицензий, на котором клиент самостоятельно размещает свои программы;
• частная или собственная инфраструктура компании.

Эти варианты отличаются не только стоимостью. У них разный порядок обновления приложений, подключения расширений, установки стороннего программного обеспечения, распределения ресурсов и восстановления после сбоя.

Основные форматы удаленной работы с 1С

Официальный облачный сервис 1С:Фреш

1С:Фреш — официальный облачный сервис фирмы «1С». Приложения развернуты в инфраструктуре поставщика, а пользователи работают с ними через браузер или тонкий клиент «1С:Предприятия».

Обновление типовых приложений и обслуживание платформы выполняются централизованно. Компании не нужно самостоятельно устанавливать серверную операционную систему, настраивать СУБД и контролировать физическую инфраструктуру.

В сервисе доступны разные приложения 1С. Конкретный набор возможностей зависит от выбранного решения, тарифа и подключенных сервисов.

Функциональность приложений может расширяться предусмотренными сервисом способами:

• расширениями конфигурации;
• дополнительными отчетами;
• дополнительными обработками;
• решениями, подготовленными обслуживающими организациями и разработчиками.

Порядок добавления и проверки таких доработок определяется правилами сервиса и особенностями конкретного приложения.

Аренда 1С (аренда доступа к программе 1С)

На рынке также распространена аренда доступа к одной или нескольким программам 1С. Поставщик заранее разворачивает среду и предоставляет пользователям учетные записи для подключения.

Состав услуги может существенно отличаться у разных компаний. В одном случае клиент работает только с приложением 1С, в другом получает удаленный рабочий стол, место для файлов, офисные программы и дополнительные сервисы.

До заказа важно уточнить:

• какие конфигурации и версии 1С доступны;
• можно ли перенести существующую базу;
• поддерживаются ли расширения и доработки;
• какие лицензии входят в тариф;
• можно ли устанавливать дополнительные программы;
• кто обновляет платформу и конфигурацию;
• как выполняется резервное копирование;
• в каком формате можно получить данные при прекращении использования услуги.

Термин «аренда 1С» сам по себе не описывает архитектуру. Поэтому сравнивать предложения только по цене одного пользователя недостаточно.

Отдельный сервер с лицензиями 1С

В этом формате компания получает отдельный виртуальный сервер, на котором установлены лицензии и необходимые компоненты 1С. Ресурсы, дисковое пространство и состав программ подбираются под конкретный проект.

Пользователи могут работать через удаленный рабочий стол, опубликованное приложение, веб-клиент или другую настроенную схему доступа.

На одном сервере или в связанной инфраструктуре можно разместить:

• одну или несколько информационных баз 1С;
• серверную часть платформы 1С;
• Microsoft SQL Server или PostgreSQL;
• офисные приложения;
• клиентские программы банков и систем отчетности;
• файловые каталоги и общие документы;
• средства обмена с CRM, сайтами, маркетплейсами и внешними сервисами;
• другие программы, совместимые с серверной операционной системой и условиями лицензирования.

Отдельная серверная среда дает больше возможностей для индивидуальной настройки и масштабирования. Одновременно она требует определить, кто отвечает за Windows Server, приложения, базы данных, обновления, безопасность, мониторинг и восстановление.

Виртуальный сервер без лицензий 1С

Компания также может арендовать обычный Windows VPS или VDS и самостоятельно разместить на нем принадлежащие ей лицензии и программы 1С.

Такой вариант подходит, если у организации уже есть необходимые лицензии и специалисты, которые готовы развернуть и сопровождать серверную среду.

Перед заказом нужно проверить:

• право использования имеющихся лицензий в выбранной инфраструктуре;
• совместимость программ с серверной операционной системой;
• ресурсы под платформу, СУБД и пользовательские сеансы;
• порядок резервного копирования;
• наличие администратора, отвечающего за обновления и безопасность.

Собственная инфраструктура компании

Серверы можно разместить в офисе или собственной серверной площадке. Компания получает полный контроль над оборудованием и программной средой, но самостоятельно отвечает за закупку техники, электропитание, связь, резервирование, охлаждение, безопасность и замену оборудования.

Такой вариант может быть оправдан при специальных внутренних требованиях или уже созданной ИТ-инфраструктуре. Для небольших компаний покупка и обслуживание собственного сервера часто становятся отдельным проектом, а не разовой установкой программы.

Какие требования нужно определить до выбора

Выбор формата начинается с инвентаризации текущей системы. Чем подробнее описаны рабочие процессы, тем меньше риск перенести базу в среду, которая не поддерживает нужные приложения или не справляется с нагрузкой.

Приложения и конфигурации 1С

Составьте список всех используемых решений:

• 1С:Бухгалтерия;
• 1С:Зарплата и управление персоналом;
• 1С:Управление торговлей;
• 1С:ERP;
• отраслевые конфигурации;
• самописные и существенно измененные решения;
• архивные базы, к которым периодически нужен доступ.

Нужно учитывать не только число баз, но и их размер, режим работы, частоту обновлений и связи между ними.

Доработки, расширения и внешние обработки

Определите, используется ли полностью типовая функциональность или в базе есть:

• изменения основной конфигурации;
• расширения;
• внешние отчеты и обработки;
• специальные печатные формы;
• собственные регламентные задания;
• отраслевые модули.

Затем проверьте, каким способом эти изменения можно перенести в рассматриваемую среду, кто будет проверять их после обновлений и как организовано тестирование новых версий.

Интеграции и стороннее программное обеспечение

1С редко работает изолированно. Информационная база может обмениваться данными с:

• CRM;
• интернет-магазином;
• маркетплейсами;
• банками;
• системами электронного документооборота;
• сервисами отчетности;
• торговым и складским оборудованием;
• корпоративными порталами;
• внешними API.

Для каждой интеграции нужно понять, где находится ее компонент, какие сетевые соединения используются, требуется ли установка дополнительной программы и кто контролирует ошибки обмена.

Отдельно следует проверить клиент-банки, криптопровайдеры, сертификаты электронной подписи и аппаратные токены. Их работа в удаленной среде зависит от конкретного продукта, драйверов, режима подключения и требований безопасности.

Число пользователей и характер нагрузки

Количество зарегистрированных сотрудников не показывает реальную нагрузку. Для подбора среды важнее:

• сколько пользователей работает одновременно;
• какие операции они выполняют;
• насколько велики базы;
• как быстро растут данные;
• есть ли тяжелые отчеты и закрытие месяца;
• как часто запускаются обмены;
• сколько фоновых и регламентных заданий выполняется;
• требуется ли работа через общий удаленный рабочий стол.

Две компании с одинаковым числом пользователей могут создавать совершенно разную нагрузку на процессор, память, диски и СУБД.

Удаленное рабочее место

Одним сотрудникам достаточно открыть приложение 1С через браузер или тонкий клиент. Другим требуется единая удаленная среда, в которой одновременно доступны:

• несколько баз 1С;
• офисные программы;
• файлы компании;
• клиент-банк;
• браузер;
• CRM;
• другие рабочие приложения.

Во втором случае нужно проектировать не только размещение базы, но и полноценные удаленные рабочие места: пользовательские профили, лицензирование, печать, доступ к файлам, защиту подключения и распределение ресурсов между сеансами.

Резервное копирование и восстановление

Фраза «резервные копии включены» не дает достаточной информации. Следует уточнить:

• как часто создаются копии;
• сколько версий хранится;
• где расположено хранилище;
• копируются ли только файлы или также база на уровне СУБД;
• кто выполняет восстановление;
• сколько времени оно занимает;
• можно ли восстановить состояние на определенный момент;
• проверяется ли восстановление на тестовой среде.

Для рабочей системы полезно заранее определить:

• RPO — какой объем последних данных допустимо потерять;
• RTO — за какое время должна быть восстановлена работа.

Эти требования влияют на частоту копий, архитектуру СУБД, хранилище и стоимость всей среды.

Сопровождение и распределение ответственности

Даже технически надежная инфраструктура требует обслуживания. До заключения договора нужно определить, кто:

• обновляет платформу 1С;
• обновляет конфигурации;
• проверяет расширения;
• контролирует обмены и фоновые задания;
• следит за свободным местом;
• обслуживает СУБД;
• устанавливает обновления Windows Server;
• настраивает пользователей и права;
• реагирует на сбои;
• восстанавливает базы из резервных копий.

Почему начальная цена не показывает полные расходы

Предложения по работе с 1С часто сравнивают по стоимости одного пользователя или минимального тарифа. Такой подход подходит только для предварительной оценки.

Полные расходы могут включать:

• доступ пользователей к приложениям;
• лицензии 1С;
• серверную лицензию;
• лицензии СУБД;
• Windows Server и Remote Desktop Services;
• процессор, оперативную память и дисковое пространство;
• резервное копирование;
• мониторинг;
• перенос баз;
• обновления;
• доработки и сопровождение;
• дополнительные программы;
• восстановление после ошибок пользователей или сбоев.

Централизованный облачный сервис может включать значительную часть технического обслуживания в тариф. Отдельная серверная среда предоставляет больше возможностей настройки, но требует учитывать инфраструктуру и сопровождение.

Поэтому сравнивать нужно не две стартовые цены, а стоимость решения, которое покрывает одинаковый набор требований.

Как протестировать формат до переноса рабочей базы

Демонстрационная база не показывает, как новая среда справится с реальными отчетами, обменами и доработками. Для проверки лучше использовать тестовую копию рабочей информационной базы с соблюдением требований к защите данных.

Во время тестирования стоит проверить:

• скорость входа и открытия основных форм;
• проведение типовых документов;
• формирование тяжелых отчетов;
• закрытие месяца;
• обмены с сайтом, CRM и другими системами;
• регламентные задания;
• расширения и внешние обработки;
• печатные формы;
• работу пользователей из офиса и удаленно;
• доступ к необходимым файлам и программам;
• резервное копирование;
• тестовое восстановление;
• порядок обращения в поддержку.

Тестирование нужно проводить в часы и сценарии, близкие к реальной эксплуатации. Если десять сотрудников обычно работают одновременно, проверка одним пользователем не покажет фактическую нагрузку.

Какие вопросы задать поставщику услуги

До переноса базы полезно запросить письменные ответы на основные вопросы.

• Как устроена услуга: это доступ к приложению или отдельная серверная среда?
• Какие приложения и версии 1С поддерживаются?
• Какие лицензии входят в стоимость?
• Можно ли перенести существующие базы?
• Поддерживаются ли доработанные конфигурации и расширения?
• Можно ли устанавливать дополнительное программное обеспечение?
• Как подключаются интеграции и внешние сервисы?
• Какие ресурсы выделяются и как их можно увеличить?
• Кто обновляет платформу, конфигурации и операционную систему?
• Как создаются резервные копии?
• Сколько версий хранится?
• Как выполняется восстановление и сколько оно занимает?
• Входит ли мониторинг в услугу?
• Кто отвечает за ошибки обменов и прикладной конфигурации?
• Можно ли предварительно протестировать копию рабочей базы?
• Как получить базы и файлы при прекращении использования услуги?

Заключение

Под выражением «1С в облаке» могут скрываться разные услуги: официальный облачный сервис, доступ к готовому приложению, отдельный сервер с лицензиями или виртуальная машина для самостоятельного размещения программ.

Универсально лучшего формата нет. Выбор зависит от используемых конфигураций, доработок, интеграций, числа пользователей, требуемого рабочего окружения и распределения ответственности между компанией и поставщиком.

Если бизнесу достаточно централизованного приложения и предусмотренных сервисом возможностей, нет необходимости создавать более сложную инфраструктуру. Если же вместе с 1С должны работать СУБД, дополнительные программы, общие файлы и индивидуальные интеграции, стоит оценить отдельную серверную среду.

Перед переносом рабочей базы важно не только рассчитать стоимость, но и проверить реальный сценарий: работу пользователей, обмены, резервное копирование, восстановление и действия поддержки при сбое.

Что почитать дальше

• Серверная инфраструктура 1С — сервер платформы, СУБД, ресурсы, сеть, резервное копирование и мониторинг.
• Какой сервер нужен для 1С:Бухгалтерии — подбор конфигурации с учетом базы, пользователей и рабочих операций.
• Аренда 1С или аренда сервера 1С — чем отличается доступ к приложению от отдельной рабочей инфраструктуры.
• Как понять, что инфраструктуру 1С пора масштабировать — признаки роста нагрузки, интеграций и требований к восстановлению.

Когда стоит обратиться к специалистам

Если используется одна типовая база без интеграций, требования к будущей среде обычно можно описать самостоятельно. Чем больше приложений, доработок и внешних систем участвует в работе, тем выше риск не учесть важный компонент при переносе.

IPWAY предоставляет серверы с лицензиями 1С. Это отдельная удаленная серверная среда, в которой можно разместить базы 1С, СУБД, совместимые офисные приложения, файлы и интеграционные компоненты.

Мы также оказываем услуги по поддержке и сопровождению 1С: помогаем перенести базы, настроить серверную часть, обновления, резервное копирование, обмены и мониторинг.

Для юридических лиц доступно тестирование сервера до семи дней. На тестовую среду можно перенести копию рабочей базы и проверить реальные операции до принятия решения.

Кратко

• «1С в облаке» — общее название для нескольких разных моделей удаленной работы.
• 1С:Фреш является официальным облачным сервисом фирмы «1С» с централизованным обслуживанием приложений.
• Функциональность приложений в 1С:Фреш может расширяться предусмотренными сервисом способами.
• Аренда доступа к 1С не всегда означает предоставление отдельного сервера.
• Сервер с лицензиями 1С представляет собой отдельную рабочую среду с индивидуально подобранными ресурсами.
• На отдельном сервере можно совместно разместить 1С, СУБД, файлы и совместимое стороннее программное обеспечение.
• Выбор нельзя делать только по минимальной цене или числу пользователей.
• Нужно учитывать конфигурации, доработки, интеграции, нагрузку и требования к восстановлению.
• До заказа необходимо определить, кто отвечает за обновления, безопасность, резервное копирование и сопровождение.
• Рабочую базу и основные сценарии лучше проверить на тестовой среде до переноса.