1С:Кабинет сотрудника: возможности, подключение и настройка сервиса

Обмен кадровыми документами часто строится на бумаге, электронной почте и сообщениях в корпоративных мессенджерах. Бухгалтерия распечатывает расчетные листки, сотрудники запрашивают справки в свободной форме, а кадровая служба вручную собирает заявления на отпуск и отсутствие.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» переносит часть этих операций в личный кабинет работника. Сотрудник может получать расчетные листки и кадровые документы, отправлять заявления, сообщать об изменении персональных данных и взаимодействовать с кадровой службой через мобильное приложение или веб-интерфейс.

При этом сервис не является отдельной кадровой программой. Источником учетных данных остается информационная база 1С, в которой рассчитывается зарплата и ведется кадровый учет. Личный кабинет используется как дополнительный канал обмена между организацией и сотрудником.

Для успешного запуска недостаточно просто включить сервис. Нужно проверить конфигурацию, состояние кадровых данных, права пользователей, условия использования, состав документов и порядок подключения сотрудников. Если организация планирует кадровый электронный документооборот, дополнительно определяется, какие документы будут подписываться и какой вид электронной подписи применяется.

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»

«1С:Кабинет сотрудника» — интернет-сервис, связанный с кадровой и зарплатной программой 1С. Он предоставляет сотруднику доступ к предназначенным для него сведениям и позволяет передавать в организацию заявления и другие документы.

Упрощенная схема работы выглядит так:

         Кадровая и зарплатная база 1С
                       │
                       │ обмен с сервисом
                       ▼
            1С:Кабинет сотрудника
                       │
             ┌─────────┴─────────┐
             ▼                   ▼
       Веб-интерфейс       Мобильное приложение
             │                   │
             └─────────┬─────────┘
                       ▼
                    Сотрудник
                       │
             ┌─────────┴─────────┐
             ▼                   ▼
     Получение документов   Передача заявлений
       и расчетных листков    и личных данных

Набор функций зависит от конфигурации, ее релиза, подключенного тарифа и настроек организации. Поэтому перед запуском нужно проверять возможности именно той программы, которая используется для кадрового учета.

Какие задачи можно перенести в личный кабинет

Что остается в программе 1С

Личный кабинет не заменяет кадровый и зарплатный учет. В основной информационной базе по-прежнему выполняются:

• прием и увольнение сотрудников;
• расчет зарплаты;
• начисление отпускных и пособий;
• ведение штатного расписания;
• формирование кадровых документов;
• проверка заявлений сотрудников;
• регламентированная отчетность;
• хранение учетной истории.

Кабинет сотрудника следует рассматривать как интерфейс взаимодействия, а не как самостоятельный источник кадровых данных.

Какие возможности получает сотрудник

После подключения работник получает персональный доступ. Он видит только те данные и документы, которые относятся к нему и опубликованы организацией.

Расчетные листки

Организация может размещать расчетные листки в электронном виде. Сотрудник получает доступ к информации о начислениях, удержаниях и итоговой сумме выплаты без обращения в бухгалтерию.

Перед запуском необходимо проверить:

• за какие периоды публикуются листки;
• когда они становятся доступны;
• кто отвечает за корректность расчетов;
• каким способом сотрудник подтверждает ознакомление;
• как обрабатываются вопросы по начислениям.

Публикация расчетного листка не заменяет исправление ошибки в зарплатной базе. Если сотрудник обнаружил расхождение, бухгалтер должен проверить исходные начисления в программе 1С.

Заявления и запросы

В зависимости от конфигурации и настроек сотруднику могут быть доступны заявления:

• на очередной отпуск;
• на отпуск за свой счет;
• о переносе отпуска;
• об отсутствии;
• на выдачу справки;
• об изменении персональных данных;
• на получение отдельных кадровых документов.

Перед включением каждого вида заявления нужно определить маршрут обработки. Ответственный сотрудник должен понимать, где появляется запрос, кто его согласует и каким документом завершается операция в учетной базе.

Кадровые документы

Сервис может использоваться для обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудником. Конкретный перечень зависит от используемой конфигурации и настроенного сценария кадрового электронного документооборота.

Организации необходимо заранее определить:

• какие документы переводятся в электронный вид;
• какие документы продолжают оформляться на бумаге;
• каким видом подписи пользуется работодатель;
• каким видом подписи пользуется сотрудник;
• как оформляется согласие на электронный документооборот;
• где хранятся подписанные документы;
• как сотрудник получает копию документа;
• что происходит после увольнения.

Работа через мобильное приложение

Сотрудник может использовать мобильное приложение, если такой способ предусмотрен подключенным вариантом сервиса. Это позволяет получать документы и отправлять заявления без постоянного доступа к рабочему компьютеру.

До массового подключения желательно проверить приложение на нескольких тестовых учетных записях и убедиться, что:

• приглашение корректно открывается;
• сотрудник проходит регистрацию;
• документы отображаются полностью;
• уведомления приходят;
• вложения загружаются;
• заявления возвращаются в информационную базу;
• выход из старого устройства выполняется штатно.

Что требуется для подключения

Условия подключения зависят от используемой программы, способа лицензирования и выбранного варианта обслуживания. Перед настройкой нужно определить, кому принадлежит программный продукт и на каком основании организация получает обновления и доступ к интернет-сервисам.

Если организация использует собственные лицензии 1С

При использовании собственной поставки право на обновления и интернет-сервисы определяется регистрацией программного продукта, условиями сопровождения и правилами конкретного сервиса.

Нужно проверить:

• регистрацию программного продукта в фирме «1С»;
• доступ организации к Порталу 1С:ИТС;
• подключение интернет-поддержки в информационной базе;
• условия использования «1С:Кабинета сотрудника»;
• наличие нужного количества кабинетов;
• актуальность конфигурации;
• поддержку сервиса используемой программой.

Если используется аренда сервера с лицензиями 1С

Для клиентов услуги IPWAY «Аренда сервера с лицензиями 1С» применяется другой сценарий. На период действия услуги клиент регистрируется в фирме «1С» как конечный пользователь-арендатор и получает регистрационный номер лицензионного пользователя.

Такая регистрация предоставляет возможность получать обновления и подключать поддерживаемые облачные сервисы 1С без приобретения собственной подписки 1С:ИТС только ради этих задач.

Возможность подключения сервиса не означает, что выбранный тариф «1С:Кабинета сотрудника» предоставляется без отдельной оплаты. Количество кабинетов, тестовый период, стоимость и другие условия самого сервиса проверяются отдельно перед подключением.

Технические требования

Независимо от варианта лицензирования необходимо проверить:

• название и редакцию конфигурации;
• полный номер релиза;
• версию платформы;
• наличие поддержки сервиса в конфигурации;
• подключение интернет-поддержки;
• доступ к внешним ресурсам 1С;
• права кадровых пользователей;
• качество данных сотрудников;
• наличие уникальных контактных данных;
• доступное количество кабинетов.

Названия разделов настройки различаются между программами. Перед изменением параметров желательно использовать инструкции для конкретной конфигурации и ее текущего релиза.

Как подготовить информационную базу

До подключения сотрудников нужно привести в порядок кадровые данные. Ошибки в базе перейдут в сервис и могут привести к созданию неправильных кабинетов или публикации документов не тому работнику.

Проверка карточек сотрудников

По каждому сотруднику нужно проверить:

• ФИО;
• дату рождения;
• СНИЛС;
• подразделение;
• должность;
• вид занятости;
• состояние трудовых отношений;
• контактный телефон;
• адрес электронной почты;
• наличие дублей физических лиц.

Особое внимание требуется сотрудникам, которые работают по внутреннему совместительству или числятся в нескольких организациях одной информационной базы.

Уникальность контактных данных

Контактные данные используются для приглашения и идентификации пользователя. Перед массовой отправкой нужно найти:

• одинаковые адреса электронной почты у разных сотрудников;
• общие корпоративные почтовые ящики;
• устаревшие номера телефонов;
• контакты уволенных работников;
• ошибки в написании адресов;
• личные контакты, которые сотрудник не подтвердил.

Проверка начислений и кадровых документов

Перед публикацией расчетных листков и документов нужно убедиться, что учетная база ведется корректно:

• расчет зарплаты завершен;
• начисления проверены;
• кадровые документы проведены;
• не осталось незавершенных исправлений;
• период публикации выбран правильно;
• тестовый сотрудник видит только свои сведения.

Сервис не исправляет расчетные данные автоматически. Он показывает сотруднику результат, сформированный в учетной программе.

Как подключить сервис и пригласить сотрудников

Точный интерфейс зависит от конфигурации, но общий порядок настройки остается одинаковым.

Первичное подключение

1. Проверить регистрацию пользователя и интернет-поддержку.
2. Открыть настройки «1С:Кабинета сотрудника».
3. Выбрать организацию.
4. Подтвердить подключение к сервису.
5. Проверить доступный тариф или тестовый период.
6. Настроить ответственных пользователей.
7. Выбрать тестовых сотрудников.
8. Выполнить первоначальный обмен.

До подключения всей организации лучше использовать небольшую тестовую группу: кадрового специалиста, бухгалтера и нескольких сотрудников с разными сценариями работы.

Отправка приглашения

После подготовки данных сотруднику направляется приглашение. В зависимости от настроек оно может быть связано с электронной почтой, телефоном или другими идентификационными данными.

Сотруднику следует заранее объяснить:

• от кого придет приглашение;
• как проверить его подлинность;
• какое приложение установить;
• как пройти регистрацию;
• куда обращаться при ошибке;
• какие документы станут доступны;
• как будет использоваться электронная подпись.

Не следует отправлять пароль сотрудника по электронной почте или создавать общий доступ для нескольких работников.

Первый обмен

После активации кабинета нужно проверить весь маршрут:

1. Опубликовать тестовый расчетный листок или документ.
2. Проверить его появление в кабинете.
3. Отправить тестовое заявление от сотрудника.
4. Выполнить обмен в программе 1С.
5. Проверить появление заявления у кадрового специалиста.
6. Выполнить обработку.
7. Проверить изменение состояния в кабинете.

Только после успешного прохождения полного цикла можно переходить к массовому подключению.

Как организовать кадровый электронный документооборот

Если организация использует кабинет не только для расчетных листков и заявлений, но и для подписания кадровых документов, необходим отдельный проект внедрения КЭДО.

Определение состава документов

Необязательно переводить в электронный вид все документы одновременно. Для первого этапа можно выбрать ограниченный набор:

• заявления на отпуск;
• ознакомление с локальными документами;
• отдельные приказы;
• заявления об изменении данных;
• запросы справок;
• расчетные листки.

После проверки процесса перечень расширяется.

Электронные подписи

Для подписания документов могут применяться разные виды электронной подписи. Выбор зависит от документа, роли подписанта, настроек сервиса и требований законодательства.

До запуска необходимо определить:

• какая подпись используется сотрудником;
• какая подпись используется работодателем;
• как выпускается подпись;
• как подтверждается личность сотрудника;
• где хранятся сведения о подписании;
• как отзывается доступ после увольнения;
• каким способом проверяется подписанный документ.

Технический специалист не должен самостоятельно определять юридический состав кадрового ЭДО. Порядок согласуется с кадровой и юридической службами.

Хранение документов

Организация должна понимать, где находится оригинал электронного документа и каким способом его можно получить при проверке, споре или переносе информационной системы.

Необходимо зафиксировать:

• место хранения кадровых документов;
• сроки хранения;
• порядок выгрузки;
• состав подписи;
• права кадровых пользователей;
• порядок создания резервных копий;
• действия при прекращении использования сервиса.

Почему сервис может не работать

Ошибка интернет-поддержки

Если база не связана с зарегистрированным пользователем 1С, сервис не сможет подтвердить доступ. Нужно проверить:

• выполнен ли вход в интернет-поддержку;
• правильная ли учетная запись используется;
• зарегистрирован ли программный продукт или пользователь-арендатор;
• действует ли основание использования программы;
• не была ли база перенесена от другой организации;
• не сохранены ли старые учетные данные в копии базы.

Для клиентов аренды сервера с лицензиями 1С дополнительно проверяется, действует ли услуга и завершена ли регистрация конечного пользователя-арендатора.

Ошибка сетевого соединения

Нужно определить, с какого узла выполняется обращение к сервису. Это может быть рабочая станция, терминальный сервер или сервер 1С.

На соответствующем компьютере проверяются:

• DNS;
• исходящие HTTPS-соединения;
• прокси;
• авторизация на прокси;
• системные дата и время;
• доверенные корневые сертификаты;
• фильтрация трафика антивирусом;
• правила межсетевого экрана.

Не выполняется автоматический обмен

Если ручная синхронизация работает, а новые документы появляются только после запуска команды пользователем, нужно проверить фоновые задания.

Проверяются:

• расписание задания;
• разрешение регламентных заданий;
• права фонового пользователя;
• состояние сервера 1С;
• очередь обмена;
• недавние ошибки;
• доступ сервера к интернету.

Ошибки после обновления или переноса базы

После переноса на новый сервер могут измениться сетевые настройки, учетные записи служб и доступ к внешним ресурсам. После обновления конфигурации может потребоваться дополнительная обработка данных или повторная проверка настроек сервиса.

До исправления нужно зафиксировать:

• версию платформы;
• версию конфигурации;
• дату переноса или обновления;
• полный текст ошибки;
• работал ли обмен до изменения;
• какой узел выполняет синхронизацию.

Практический порядок внедрения

1. Определить задачи. Расчетные листки, заявления, справки или полный кадровый ЭДО.
2. Проверить программу. Конфигурацию, релиз и поддержку сервиса.
3. Проверить право использования. Собственная регистрация или регистрация конечного пользователя-арендатора.
4. Проверить условия сервиса. Количество кабинетов, тариф и тестовый период.
5. Подключить интернет-поддержку. Убедиться, что авторизация работает.
6. Проверить кадровые данные. Устранить дубли и ошибки контактов.
7. Создать тестовую группу. Не подключать сразу всех сотрудников.
8. Проверить полный обмен. Документ из 1С и заявление из кабинета.
9. Подготовить инструкции. Для кадровиков, бухгалтеров и работников.
10. Определить порядок КЭДО. Документы, подписи и хранение.
11. Подключать сотрудников поэтапно. Контролировать ошибки приглашений.
12. Настроить сопровождение. Ответственного за учетные записи и обмен.

Заключение

«1С:Кабинет сотрудника» позволяет перенести расчетные листки, заявления, запросы и часть кадровых документов в личный кабинет работника. Сервис сокращает количество бумажных операций и обращений в кадровую службу, но не заменяет основную кадровую и зарплатную программу.

Подключение следует начинать с проверки конфигурации, регистрации пользователя, условий сервиса и качества кадровых данных. После этого создается тестовая группа, проверяется двусторонний обмен и только затем подключаются остальные сотрудники.

Если организация переходит на кадровый электронный документооборот, отдельно определяются перечень документов, виды подписей, порядок согласования и хранение электронных оригиналов.

Клиенты услуги IPWAY «Аренда сервера с лицензиями 1С» на период действия услуги регистрируются как конечные пользователи-арендаторы. Это позволяет получать обновления и подключать поддерживаемые облачные сервисы без приобретения собственной подписки 1С:ИТС только для этих задач. Условия и тариф самого «1С:Кабинета сотрудника» при этом определяются отдельно.

Что почитать дальше

Для настройки сервисов и серверной среды 1С будут полезны следующие материалы:

• 1С-Отчетность и 1С-ЭДО — какие задачи решают электронная отчетность и обмен документами.
• 1С-Отчетность: возможности и подключение — как организована отправка регламентированной отчетности из программы.
• Как обновить платформу 1С на сервере — подготовка резервной копии и проверка баз после обновления.
• Серверная инфраструктура 1С — как организовать работу платформы, СУБД и удаленных пользователей.

Когда стоит обратиться к специалистам

Базовое подключение можно выполнить самостоятельно, если используется типовая конфигурация, кадровые данные приведены в порядок и известны условия выбранного тарифа. При нескольких организациях, доработанной базе и переходе на кадровый ЭДО потребуется дополнительная подготовка.

Специалисты IPWAY могут проверить конфигурацию, интернет-поддержку, кадровые данные и обмен с сервисом. При использовании сервера с лицензиями 1С клиент получает готовую серверную среду и на период действия услуги регистрируется как конечный пользователь-арендатор.

Кратко

• «1С:Кабинет сотрудника» связывает кадровую базу 1С с личными кабинетами работников.
• Сотрудники могут получать документы и отправлять поддерживаемые заявления.
• Сервис не заменяет кадровый и зарплатный учет в основной программе.
• Перед подключением нужно проверить конфигурацию, кадровые данные и контакты сотрудников.
• Кадровый ЭДО требует отдельного определения документов, подписей и порядка хранения.
• Сотрудников лучше подключать поэтапно после проверки тестовой группы.
• Клиенты аренды сервера с лицензиями 1С могут подключать поддерживаемые сервисы без покупки собственной подписки ИТС только ради такого подключения.
• Связанные с регистрацией арендатора возможности действуют только в период использования услуги IPWAY.