1С-Отчетность и 1С-ЭДО: как организовать электронный обмен документами

«1С-Отчетность» и «1С-ЭДО» работают внутри программ 1С, но решают разные задачи. Первый сервис используется для обмена с государственными органами, второй — для передачи юридически значимых документов покупателям, поставщикам и другим контрагентам.

Совместное использование сервисов позволяет организовать два внешних контура документооборота в одной информационной базе. Бухгалтер формирует документы на основании данных учета, подписывает их электронной подписью, отправляет получателю и контролирует дальнейшее прохождение без ручной выгрузки файлов в отдельные программы.

При этом подключение сервисов само по себе не устраняет ошибки учета и не заменяет внутренние регламенты. Организации необходимо определить полномочия сотрудников, настроить электронные подписи, контролировать статусы и обеспечить резервное копирование базы.

Чем отличаются 1С-Отчетность и 1С-ЭДО

Главное различие заключается в получателях и назначении документов.

Сервисы не заменяют друг друга. Организация может сдавать отчетность через 1С, но продолжать обмениваться первичными документами с поставщиками на бумаге. Возможна и обратная ситуация: компания использует 1С-ЭДО с контрагентами, а отчетность отправляет через другую систему.

Как два сервиса работают в одной информационной базе

Оба сервиса используют данные учетной системы, но формируют разные маршруты обмена.

                    Информационная база 1С
                             │
             ┌───────────────┴───────────────┐
             │                               │
             ▼                               ▼
   Регламентированная                Учетные документы
       отчетность                    по хозяйственным
             │                           операциям
             ▼                               ▼
     1С-Отчетность                      1С-ЭДО
             │                               │
             ▼                               ▼
 ФНС, СФР, Росстат и             Покупатели, поставщики
 другие государственные             и другие контрагенты
        органы
             │                               │
             └───────────────┬───────────────┘
                             ▼
                Статусы, ответы и архив
                  документов внутри 1С

Как читать схему

Для отчетности программа формирует регламентированную форму на основании учетных данных. После проверки документ подписывается и передается государственному органу через «1С-Отчетность».

Для обмена с контрагентом электронный документ обычно создается на основании реализации, поступления или другой хозяйственной операции. Затем он подписывается и передается через «1С-ЭДО».

Оба направления связаны с одной базой, поэтому бухгалтер может сопоставлять электронные документы с данными учета. Однако статусы и регламенты обработки у сервисов различаются.

Где особенно полезна совместная работа

Совместное использование сервисов удобно, когда организация хочет сократить ручной перенос данных на нескольких этапах:

• получить УПД от поставщика через 1С-ЭДО;
• сопоставить его с поступлением товаров или услуг;
• отразить хозяйственную операцию в учете;
• использовать данные при формировании отчетности;
• отправить отчет через 1С-Отчетность;
• получить требование ФНС;
• подобрать подтверждающие документы из базы для ответа.

Такая схема уменьшает количество ручных операций, но не исключает проверку первичных документов и учетных данных ответственным сотрудником.

Как организован обмен с контрагентами через 1С-ЭДО

Подключение организации

Подключение начинается в карточке организации или в настройках обмена электронными документами. Пользователь выбирает организацию, оператора и сертификат электронной подписи, после чего получает идентификатор участника ЭДО.

Перед подключением необходимо проверить:

• реквизиты организации;
• версию программы и модуля ЭДО;
• действующий сертификат электронной подписи;
• полномочия владельца сертификата;
• доступ к интернету и сервисам оператора;
• права пользователя в программе;
• доступность ключевого носителя на рабочем месте или сервере.

Настройка обмена с контрагентом

Наличие подключения к сервису еще не означает, что документы можно сразу отправлять любой организации. Между участниками должна быть настроена связь ЭДО.

Обычно процесс включает:

1. поиск контрагента по реквизитам или идентификатору ЭДО;
2. отправку приглашения к обмену;
3. принятие приглашения второй стороной;
4. сопоставление организации и контрагента в учетной базе;
5. проверку доступных форматов документов;
6. тестовую отправку.

Если контрагент работает через другого оператора, обмен может выполняться в роуминге. Возможность и порядок установления связи зависят от операторов и используемой технологии взаимодействия.

Отправка и получение документов

Исходящий электронный документ можно сформировать из карточки учетного документа или рабочего места ЭДО. Перед отправкой пользователь проверяет содержимое, подписывает документ и запускает обмен.

Входящие документы поступают в рабочее место «Текущие дела ЭДО». После получения их необходимо:

• сопоставить с организацией и контрагентом;
• проверить реквизиты и содержание;
• создать или связать с документом учета;
• подписать либо отклонить;
• проконтролировать итоговый статус.

Полученный электронный документ нельзя автоматически считать правильным только потому, что он подписан контрагентом. Бухгалтеру необходимо проверить номенклатуру, суммы, ставки НДС, договор, склад и другие параметры операции.

Электронная подпись, МЧД и права сотрудников

Юридическая значимость обмена зависит не только от программы, но и от корректного использования электронной подписи и полномочий подписанта.

Какая подпись используется

Для подписания формализованных документов между организациями обычно применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Сертификат руководителя или индивидуального предпринимателя должен соответствовать действующим требованиям.

Если документ подписывает сотрудник, необходимо подтвердить его полномочия. В предусмотренных случаях для этого используется машиночитаемая доверенность.

Машиночитаемая доверенность

МЧД представляет полномочия сотрудника в электронном виде. В ней указывается, от имени какой организации и какие действия вправе выполнять представитель.

При настройке нужно проверить:

• кто является доверителем;
• кому выданы полномочия;
• какие действия разрешены;
• срок действия доверенности;
• зарегистрирована ли она в требуемой системе;
• связан ли сертификат сотрудника с доверенностью;
• не была ли доверенность отозвана.

Разграничение прав в 1С

Не каждому пользователю, который создает реализацию или поступление, нужно предоставлять право подписывать и отправлять электронные документы.

Полезно разделить роли:

Что проверить при внедрении двух сервисов

Проект лучше начинать не с массовой рассылки приглашений контрагентам, а с описания действующего процесса.

Инвентаризация документов

Нужно определить, какие документы организация отправляет государственным органам и контрагентам, кто их готовит и кто подписывает.

Для каждого типа документа полезно зафиксировать:

• источник данных;
• ответственного сотрудника;
• проверяющего;
• подписанта;
• срок обработки;
• правило хранения;
• действия при отклонении или ошибке.

Совместимость программы 1С

Перед подключением следует проверить поддержку сервисов используемой конфигурацией. В устаревшей или существенно измененной базе могут отсутствовать нужные рабочие места, форматы и механизмы обмена.

Обновление рабочей базы необходимо выполнять после резервного копирования и проверки на тестовой копии, особенно если используются собственные доработки.

Удаленная серверная среда

Если 1С работает на удаленном сервере, отдельно проверяют доступность электронной подписи и фонового обмена.

Нужно определить:

• где установлен криптопровайдер;
• где хранятся сертификаты;
• как подключается токен;
• под какой учетной записью выполняется обмен;
• доступны ли адреса операторов через firewall или proxy;
• работают ли регламентные задания;
• может ли пользователь подписывать документы в удаленном сеансе.

Пилотный запуск

Для проверки процесса лучше выбрать несколько контрагентов и ограниченный набор документов.

Во время пилота нужно проверить:

1. подключение организации к сервисам;
2. приглашение контрагента;
3. отправку исходящего документа;
4. получение и обработку входящего документа;
5. подписание сотрудником по МЧД;
6. роуминг, если контрагент использует другого оператора;
7. аннулирование или корректировку документа;
8. отправку отчетности и получение ответа ведомства;
9. резервное копирование базы;
10. восстановление доступа после замены рабочего места.

Типичные ошибки при работе с 1С-Отчетностью и 1С-ЭДО

Не пройден полный цикл обмена

В электронном документообороте недостаточно проверить только факт отправки. Для разных документов процесс может включать доставку, извещение о получении, ответную подпись, отказ или аннулирование.

Ответственный сотрудник должен понимать, какой статус является конечным для конкретного типа документа.

Сервис подключен, но сотрудники продолжают работать на бумаге

Технического подключения недостаточно, если не изменен внутренний процесс. Сотрудники могут продолжать распечатывать документы, отправлять сканы по электронной почте и дублировать операции.

Необходимо определить:

• какие документы переводятся в электронный вид;
• кто контролирует входящие;
• как быстро они должны быть обработаны;
• когда допускается бумажный дубль;
• как выполняются корректировка и аннулирование;
• как организуется архив;
• как действовать при временной недоступности сервиса.

Заключение

«1С-Отчетность» и «1С-ЭДО» автоматизируют разные направления внешнего документооборота. Первый сервис используется для взаимодействия с государственными органами, второй — для обмена первичными и другими юридически значимыми документами с контрагентами.

Совместная работа сервисов позволяет связать отчетность и хозяйственные документы с данными одной информационной базы. Это сокращает ручной перенос файлов и упрощает контроль истории обмена.

Для стабильной работы необходимо правильно настроить электронные подписи, МЧД, права сотрудников, связь с контрагентами, роуминг и получение документов. Техническое подключение следует дополнить внутренним регламентом и проверенными резервными копиями.

Что почитать дальше

• 1С-Отчетность: возможности, подключение и работа с электронной отчетностью — обмен с ФНС, СФР, Росстатом и другими ведомствами.
• Лицензирование 1С — программные, аппаратные и серверные лицензии.
• Аренда 1С или аренда сервера 1С — различия между доступом к готовому приложению и отдельной серверной средой.
• Настройка proxy-сервера в 1С — интернет-доступ для отчетности, ЭДО и других сервисов.

Когда стоит обратиться к специалистам

Типовой сервис можно подключить самостоятельно через интерфейс 1С. Сложности обычно возникают при измененной конфигурации, работе нескольких организаций, использовании МЧД, роуминга и удаленного сервера.

IPWAY помогает подключить и настроить 1С-Отчетность и 1С-ЭДО, проверить электронные подписи, МЧД, права пользователей и работу обмена в удаленной среде. Для сложных случаев доступна поддержка и сопровождение 1С.

Кратко

• 1С-Отчетность используется для обмена с государственными органами.
• 1С-ЭДО используется для обмена документами с контрагентами.
• Сервисы дополняют друг друга, но не являются взаимозаменяемыми.
• Документы и статусы обмена связаны с данными информационной базы.
• Для начала ЭДО нужно подключить организацию и установить связь с контрагентом.
• При разных операторах может использоваться роуминг.
• Полномочия сотрудника-подписанта могут подтверждаться МЧД.
• Подготовку, проверку и подписание документов лучше разделять по ролям.
• Факт отправки не всегда означает завершение документооборота.
• Настройки, документы и историю обмена необходимо резервировать вместе с базой 1С.